Een stenen tijdperk

Stephen Covey vertelt ons het verhaal van een instructeur die lesgaf over time-management:

De instructeur zette een grote bokaal op tafel. Daarnaast legde hij enkele vuistgrote stenen. "Hoeveel van deze stenen denken jullie dat ik in de bokaal krijg?", vroeg hij.

Zijn studenten waagden en gok en de instructeur plaatste de stenen één voor één in de bokaal. Die was net groot genoeg. Toen vroeg hij: "Is de bokaal vol?"

Iedereen keek naar de stenen en er klonk éénstemmig: "Ja."

"Aha!" riep de instructeur, terwijl hij een emmer grind tevoorschijn haalde. Hij stortte het grind in de bokaal en schudde wat, zodat al het grind een plek vond in de kleine ruimtes tussen de stenen. Hij grinnikte en vroeg opnieuw: "Is de bokaal vol?"

Toen kregen de studenten het door: "Waarschijnlijk niet!" klonk het.

"Goed!" antwoordde de instructeur. En hij nam een emmer zand. Deze keer goot hij een halve emmer over de stenen en het grind. Hij keek de zaal rond en vroeg: "Is de bokaal nu vol?"

"Neen!" klonk het in koor. "Goed gezien!", antwoordde de instructeur, en goot nog een fles water in de bokaal. Toen vroeg hij: "Wel, wat leren we hieruit?"

Iemand zei: "Er zijn altijd gaten in het leven. Als je eraan werkt, kan je je leven steeds voller maken."

"Neen," antwoordde de instructeur, "dat is niet het punt. Dit wel: als ik niet eerst de grote stenen in de bokaal had gedaan, had ik er die dan nu nog in gekregen?"

Dit is een betekenisvol verhaal. Het toont aan dat de stenen, symbool voor de LTI's (Lange Termijn Initiatieven), éérst moeten worden aangepakt. Anders gaat alle beschikbare tijd verloren aan minder productieve taken.

Het grind, het zand en het water, symbool voor de dagdagelijkse taken, zijn natuurlijk ook belangrijk. Ze kunnen leiders echter zó bezig houden, dat ze geen tijd overhouden voor hun eigenlijke leiderschapsinitiatieven (LI's). Daarom worden mensen die plots doorstoten tot managementposities vaak minder performant. In plaats van strategische LI's te nemen blijven ze zich full-time bezig houden met hun operationele dagtaak. We weten dat tijd maken voor lange termijn denken belangrijk is, maar vaak doen we het niet.

Onterecht: we zijn immers allemaal onderhevig aan de 80:20 wet. Wat we ook ondernemen, het blijkt altijd dat 80% van onze inspanningen slechts 20% van het resultaat opleveren. Of dat 20% van de inspanningen staan voor maar liefst 80% van het resultaat.

Investeer dus éérst 20% van uw tijd in LI's en verzeker zo 80% van uw resultaat!

Oefening

Deze oefening legt bloot welke LI's prioritair zijn (de grootste stenen, dus). Die zullen de meeste impact hebben binnen uw bedrijf en de grootste hefbomen zijn voor lange termijn objectieven.

Geef in de linkerkolom van onderstaande tabel de LTI's aan die u prioritair wilt behandelen, of waaruit u moet kiezen. Daarna duidt u hun urgentie aan (hoog, medium, laag) volgens deze 6 beslissingscriteria:

1. Mission Critical. Hoe belangrijk is het initiatief voor de missie van uw team of organisatie?
2. Kernwaarden. In hoeverre is het initiatief congruent met de kernwaarden van uw team of organisatie?
3. Kerncompetenties. In welke mate sluit het initiatief aan bij de kerncompetenties van uw team of organisatie?
4. Kritische succesfactoren. In hoeverre komt het initiatief tegemoet aan uw kritische succesfactoren?
5. Pay-off. Wat is de potentiële winst die voortvloeit uit het initiatief?
6. Kost en risico. Hoeveel kosten en risico's zijn verbonden aan het initiatief?

U kan eenvoudig het resultaat bepalen door aan elke beoordeling een nummer toe te wijzen (3 = hoog, 2 = medium, 1 = laag). Vul in de kolom ""Kosten/Risico's"" een negatief nummer in. Tel voor elk LI de scores op. Vergelijk deze en beslis op welk initiatief u zich eerst zal focussen.

Tip: Gebruik deze oefening in een team workshop om een consensus te bereiken wanneer er verschillende opinies zijn over prioriteiten.

• Contacteer Stephan Vanhaverbeke